Als Office Coordinator sind Sie nach der Geschäftsführung eine/r der ersten Ansprechpartner für Anfragen von Kunden und Mietern der Designer Outlets Wolfsburg.
Ihre Aufgaben gestalten sich vielseitig und abwechslungsreich. Durch Ihre Fähigkeit mit hoher organisatorischer Effizienz, klarer Kommunikation und Eigeninitiative zu agieren schaffen Sie ein angenehmes Arbeitsumfeld und haben eine wichtige unterstützende Funktion für die Buchhaltung, Technik, Marketing und Retail Abteilungen.
Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs und tragen zur Verbesserung der Unternehmensabläufe und des täglichen Betriebs bei.
Aufgaben
Als Ansprechpartner für bürotechnische Aufgaben fungieren, einschließlich:
- Wartung
- Mailing
- Ausrüstung und Geräte
- Besorgungen
- Einkäufe
- Arrangieren von Meetings und Terminen
- Organisieren des Bürolayouts und bestellen von Büromaterialien und Geräten
- Verantwortlich für Bürowartungs- und -reparaturarbeiten
- Allgemeine Unterstützung von Besuchern
- Beantworten von Mitarbeiteranfragen zu Büroverwaltungsangelegenheiten (z. B. Büromaterialien und Hardware)
- Zusammenarbeit mit Facility-Management-Anbietern, einschließlich im Bereich Reinigung, Catering und Sicherheit
- Planen interner oder externer Aktivitäten
Anforderungen
- Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder Sekretariat von Vorteil
- Engagierte und zuverlässige Persönlichkeit mit Organisationstalent
- Tatkraft und Eigeninitiative
- „hands-on“ Mentalität
- Kompetente Verwendung von MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook)
- Praktische Erfahrung mit Büroausstattung (z. B. Faxgeräte und Drucker)
- Hervorragende Zeitmanagement- und Multitaskingfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung
- Problemlösungskompetenz und Detailgenauigkeit
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten in einem schnelllebigen Umfeld
- Kreative Denkweise mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen
- Abitur; weitere Qualifikation als Administrative Assistant oder Sekretär sind von Vorteil
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich
Wir bieten
- Fixum, Boni, Prämien
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Zugehörigkeit zu einer starken Unternehmensgruppe
- Moderner Arbeitsplatz
- Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Position wird ab sofort auf einer 40 Stunden-Basis gesucht.
Bitte senden Sie ihre Bewerbungsunterlagen ausschließlich per Mail an: bewerbung.officemanager@oci-germany.de